今天講的內容說實話比較簡單,並且和運營沒有太大關係,如果你已經掌握了這項技能,或者希望看到更多運營類的乾貨,可點擊左上角,做點別的事情。而關於文件管理這項職業素質,我倒蠻認為只要是職場新人,都應該了解了解。尤其是運營。

我之前所在的團隊堅持了很長一段時間的早間分享。

每天開完晨會之後,大家會拿出15分鐘的時間做一個工作技能或者項目案例的分享,每天一人,堅持一月有餘。

由於團隊裏面的高人輩出,同時這個分享結束後會有評分的機制,大家也是竭盡所能在這15分鐘內甩出自己獨有的工作技能或者是方法,以及思路。

職場成長中有一種很神奇的情況:很多技能其實非常簡單,但你就是不知道,也沒有人專門針對性的教你,但只要你稍微有機會了解一下,就會觸類旁通,工作效率提升N++。

例如時間管理,開會守則,如何面試,如何在上班中有效地放鬆頸椎……..

這些都是我在這個晨間分享會裡學到的。

我也貢獻了一些自己獨有的技能,比如“運營要讀哪些書”,“如何優雅地與比你出色的人聊天”等等。

但它給我最大的收穫莫過於“文件管理”這項技能。

其實分享這個主題的同事當時只是粗略的介紹了文件管理的重要性,並沒有講述具體的細節操作,

但我聽完之後思路豁然洞開,並在餘下的兩個多月內不斷摸索和實施,

卓有成效。

我的心情從此之後也開始變得極其舒暢。

沒錯,我就是一個該死的強迫症。

剛入職場的我堅決不喜歡看到電腦桌面上有任何零散性的文件。

例如文檔,記事本,PPT文件,表格等等……

我始終認為電腦桌面上除了軟件之外只能有文件夾,一個又一個的文件夾。

所以每當看到別人電腦屏幕上混搭着各種文檔,PPT,表格,紅的綠的藍的凌凌亂亂的混在上面時,瞬間就莫名的狂躁。

除了零散文件的堆放,我還無法忍受桌面上擺着五六十個文件夾,

排列整齊,像大閱兵一樣……

壓抑。

所以那時我最喜歡做的事情就是收納各種文件,像一個收納癖一樣甭管來了什麼文件我都會先把它扔到文件夾去。運營做的工作非常繁雜,尤其是當眾多項目全都交匯到了你一點,然後再分發出去時,

各位可以想到,

我丟失文件的情況十有八九

因為我把它們藏着藏着就不知道藏哪去了……

正好藉着同事這次的分享,我決定改變這種情況。

我對自己文件管理方面的要求定下了幾個原則

  1. 必須要有邏輯性。這個很好理解。
  2. 扁平化管理。也就是要求自己的文件要能快速打開,不允許為了管理而管理,到最後打開一個文件需要點擊鼠標五六次。
  3. 一點進入,無限延展。

關於最後一點我要說明一下,我身邊也有朋友做文件管理做的非常不錯,我參考了一下他們的方法,發現我並不喜歡那種方式。

他們的文件管理屬於歸類歸的很好,但隨着項目越來越多,歸的類也就越來越多,最後又變成了好多文件夾,然後又開始了一輪新的歸類……

這種文件管理沒有太強的延展性,我覺得不適合我,

經過不斷摸索,我最終找到了一種比較適合自己的有效辦法。

首先,我在桌面上新建了一個文件夾,它的名字叫:

常備文件(名字不重要)

這個文件夾主要是用來放那些無法歸類的雜項文件

一般我只在此文件夾里放三類文件(無需在此文件里再開三個文件夾)

第一類放:常用,很重要的文件

比如廣告圖的尺寸表,各種賬號密碼,一些活動的話術文檔,回答文檔等等。

因為這些文件首先你用腦子肯定記不過來,給他們歸到什麼地方都不太合適,但肯定又會經常用到,所以這些文件要放在這裏面,便於快速查找。

第二類放:不常用,但很重要的文件

比如很多操作文檔,通用模板文件也可以放到這個文件夾里,因為它們的使用頻率並不高,但作用很大,用的時候也需要快速找到。

第三類放:不常用,也不重要的文件

比如團隊的花名冊,通訊錄,應用市場的文檔等等亂七八糟的文件……重要不重要因人而異,但這些文件可能很久都不會用一次,但又不能沒有。

我在此想特別的說明一下通用模板文件。

好的運營一定要學會多給自己準備各種類型的模板。

我的模板文件就不下二十個,拋開必要的周報模板,月總結模板,PPT模板之外,我還有商務合作書模板,數據報表模板,設計需求模板,文案需求模板等等等,所以我建議各位運營的童鞋一定要學會在工作中積累和打造自己的模板文件,便於快速開展工作。

說完了常備文件,我們再來說第二個重要的文件夾:

全年工作文件夾

該文件夾以年為單位,用來記錄你在這一年裡的所有工作。可以冠以2015全年工作文件夾,2016全年工作文件夾等等。

這個文件夾最重要的目的就是能把這一年的工作全都裝進去,不獨立出任何的其他文件。

這就是我說的“一點進入,無限延展”。

那怎麼延展呢?

根據你的業務不同,這裏面應該至少有這麼幾個文件夾

  1. 日常運營工作文件
  2. 項目文件
  3. 彙報文件
  4. 數據文件
  5. 以及各種根據自己業務側重點來制定的獨立文件。

接着聽我一個一個說。

日常運營文件

我會在這個文件夾里再建12個文件夾,代表12個月,當然也可以工作到幾月份再臨時新建也好。每天上班之後,我會在當月文件里建一個當日的文件,用來處理今天的所有日常性的工作。

日常性的工作包括每天一些雜七雜八的小事,當日做完,當天結束,不與第二天的事情產生任何關聯,不連貫,構不成項目,構不成運營的主要內容。

如果你的日常性工作是具有連貫且重要的工作,那我建議你單獨建立一個以該工作為側重點的獨立文件夾比較。

運營的日常性工作應該包括很多,上傳各種內容,刪除各種內容,寫各種文案,換廣告位,收集各種信息,

或者還有領導突然今天讓你寫篇文章,明天忽然讓你出一個工作報告,後天臨時你寫一個小的競品方案等等。

每天都要建一個新的文件夾,儘管這些工作做了之後你以後不一定會再用到,但只要做好存儲,哪怕以後用時,也能找到。

項目文件夾

我所知道的很多運營的工作都是項目驅動型。要做各種各樣的活動,各種各樣的項目,一個接着一個,甚至一次對接好幾個。

所以項目文件夾很重要,非常非常重要。

試想你哪一天突然想不開辭職了,直接把該項目文件夾一壓縮,裝到U盤裡就能走。

這個U盤裡可都是你的核心競爭力,你說它重要不重要。

如果你的項目特別多,每個月十多個,那我依然建議你和“日常運營文件夾”一樣,按照月度來劃分;如果你是做長線項目和大項目,那就直接在項目文件夾里建立以項目名字為命名的文件就好。

那接下來還需要做些什麼呢?

項目文件里的細分同樣很重要。

比如我要做一個代號為S活動的項目,我在項目文件里建了一個“2016X月X日S活動”文件

接着,我會在該文件里建立這四個文件夾

活動策劃文件,活動執行文件,活動結束文件,以及“物料文件”

看到這大家是不是就很清晰了?

活動策劃文件】里放活動的方案,合作的文檔等上線前需要準備的材料,【活動執行文件】放該活動期間產生的各種內容,名單,數據,【活動結束文件】放活動后的總結,報表等等。

一定要學會通過管理文件培養你對項目不同階段的理解力和感知力,儘管或許你的活動或者項目比較小,產生文件並不夠多,

但我依然反對把項目期間所有的文件都扔到一個文件夾里。

活動所需的所有物料一定要單獨放一個文件夾,這樣找的時候依然會非常方便。

【彙報文件夾】和【數據文件夾】相信大家應該都明白

一個放你的所有的周報,月總結,季總結,年度總結的各種文件;另一個放你所有的數據統計,記錄文件。

最後一個根據自己【業務側重點】而制定的獨立文件夾我需要特別說明一下。

因為很多運營所在的項目組,產品會因為用戶量,數據的上升,在不同階段有不同的工作重點,或者因為推廣資源的進入或減少而需要調整工作的方向。

比如我做社區運營之後有一陣突然被調去做鋪渠道的工作,該工作我做了兩個月,我的工作側重點在這兩個月內發生了變化,所以相應的我建立了一個獨立的業務文件夾,用來支持這一段時間的工作。

再比如有一陣我的績效因為一些原因差很多,我特別建立了一個叫“破釜沉舟”的文件夾,在當月僅剩一周的時候拚命做沖績效的項目,並在月底順利達成目標。

你看,我也是通過建立不同側重點的文件夾而標明自己的工作重點,以便有目標的進行工作傾斜。當然這種文件夾不要建的太多,你的業務側重點老換的話至少說明你的位置和工作權責是不斷搖擺的,這樣也不是什麼好事。

當然了,有讀者可能會問,劉瑋冬,你這種文件管理方法看似有條理,但卻會讓很多工作藏在很深的文件里,點開很費勁,這不符合你快速尋找的原則啊。

是的,所以你要將當日工作文件夾和最近主要做的工作和項目文件拉到桌面來,即使你的工作再多,拉到桌面最多也就只有三四個文件,我實在不信哪位童鞋能一下跟十幾個項目。而桌面的項目文件做完后,也要記得定期拉回,總之都用創建文件的“快捷方式”去處理就好。

我的文件管理方法僅僅是提供給大家一種思路,

大家可以根據自己工作內容的不同進行一定的因地制宜。

但快速,有邏輯,有條理的收納文件,這絕對是一項非常好的工作習慣。

當你在清晰有條理的桌面上快速找到自己想要的文件時,那種便利工作帶給你的愉悅和自信感會讓你充分的享受工作,並樂在其中。而且通過流暢,有邏輯的工作方式,對於你運營思路的反哺,同樣是一種不可忽視的能量。我就不信工作思路混亂的人運營也能做得好。

可見職場上帶有強迫症也不算是一件壞事。

劉瑋冬

寫於2016年4月11日

#專欄作家#

劉瑋冬(微信公眾號:劉瑋冬運營手記),原京東無線運營,人人都是產品經理專欄作家,專註於互聯網運營領域的研究和總結,在APP推廣,社區運營,內容運營,用戶運營,社會化營銷方面有其深刻的思考和獨到見解。

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